آیين نامه طرز نگهداری اسناد سری و محرمانه دولتی و طبقه بندي و نحوه مشخص نمودن نوع اسناد و اطلاعات (تصویبنامه شماره ۱۴-۱۷۰/م مورخ ۲/۱۰/۱۳۵۴ هیأت وزیران)
هيئت وزيران در جلسه مورخ 1/10/1354 بنا به پيشنهاد شماره 4278/7 مورخ 11/6/1354 وزارت دادگستري و به استناد ماده 8 قانون مجازات انتشار و افشاي اسناد محرمانه و سري دولتي مصوب بيست و نهم بهمن ماه 1353 آیين نامه طرز نگهداری اسناد سری و محرمانه دولتی و طبقه بندي و نحوه مشخص نمودن نوع اسناد و اطلاعات را بشرح زير تصويب نمودند:
قسمت اول ـ طبقه بندي اسناد:
ماده 1- اسناد سري و محرمانه دولتي به اعتبار مقدار مراقبتي كه بايد در حفظ آنها بشود به چهارطبقه تقسيم ميشوند:
طبقه اول ـ اسنادي است كه افشاي غيرمجاز آنها به اساس حكومت و مباني دولت ضرر جبران ناپذيري برساند.
طبقه دوم ـ اسنادي است كه افشاي غيرمجاز آنها منافع عمومي و امنيت ملي را دچار مخاطره كند.
طبقه سوم ـ اسنادي است كه افشاي غيرمجاز آنها نظام امور سازمانها را مختل و اجراي وظائف اساسي آنها را ناممكن كند.
طبقه چهارم ـ اسنادي است كه افشاي غيرمجاز آنها موجب اختلال امور داخلي يك سازمان شود يا با مصالح اداري آن سازمان مغاير باشد. اسناد سري در طبقات اول و دوم و اسناد محرمانه درطبقات سوم و چهارم قرار ميگيرند. (اسناد طبقه اول با عنوان بكلي سري و اسناد طبقه دوم با عنوان سري و اسناد طبقه سوم با عنوان خيلي محرمانه و اسناد طبقه چهارم با عنوانمحرمانه مشخص ميشود).
تبصره: كلمه سازمان دراين آئيننامه بجاي وزارتخانه و مؤسسه دولتي و وابسته به دولت و شركت دولتي بكار رفته است.
ماده 2- طبقه هرسند با توجه به مفاد آن تعيين ميشود. هرگاه سند مضبوط در پرونده يا ضميمه نامه اي باشد پرونده يا نامه نيز در طبقه مربوط به آن سند بايگاني ميشود. اگر اسناد متعدد و در طبقات متفاوت باشند پرونده يا نامهاي كه اسناد مذكور منضم به آنست در طبقه مهمترين آن اسناد بايگاني خواهد شد.
ماده 3- طبقه هرسند را مسئول واحدي كه آن سند را تهيه كرده است تعيين ميكند، درصورتي كه نظر مسئول واحد برسري شناختن سند باشد بايد موافقت رئيس سازمان يا مقام مادون ازطرف او را نيز جلب كند.
ماده 4- براي تغيير طبقه يك سند يا خروج آن از طبقات چهارگانه هريك از سازمانها به مقتضاي وظایف و طبع كارخود دستورالعملي تهيه خواهد كرد اگر تغيير طبقه يا خروج از طبقات به سندي مربوط باشد كه از سازماني به سازمان ديگر فرستاده شده باست اتخاذ تصميم به توافق هردو سازمان منوط خواهد بود. اعلان يا افشاي مفاد اسناد سري يا محرمانه ازطرف مراجع ذيصلاحيت سند مذكور را از عداد اسناد سري و محرمانه خراج ميكند. تغييرات مذكور بايد در روي سند منعكس شود.
قسمت دوم ـ نحوه مشخص كردن نوع اسناد سري و محرمانه:
ماده 5- نوع و طبقه هر سند در صدر و ذيل سند و اگر سند در چند صفحه تهيه شده باشد در صدر و ذيل همه صفحات درج ميشود. صفحات يك سند به ترتيب شمارهگذاري و تعداد كل صفحات نيز در روي هر صفحه منعكس ميشود.
اگر سند طبقه اول و دوم در نسخ متعدد تهيه شده باشد هركي از نسخ به ترتيب شماره گذاري و تعداد نسخ نيز در روي هر نسخه درج ميشود.
سند سري يا محرمانه نبايد به بيش از نسخ مورد لزوم تهيه شود.
قسمت سوم ـ طرز نگاهداري اسناد سري و محرمانه:
ماده 6- منظور از نگاهداري اسناد سري و محرمانه مجموعه اعمالي است كه از ابتداي انشاي اين اسناد تا تاريخ خروج آنها از حالت سري يا محرمانه بودن انجام ميشود تا اشخاص غيرمجاز به اسناد مذكور دست نيابند يا بر مفاد آنها واقف نشوند.
تبصره: كسي كه لازم نيست سند سري يا محرمانه را رؤيت كند يا از مفاد آن مطلع شود در هر مقام و موقعي كه باشد شخص غيرمجاز محسوب است و حق مراجعه به سند سري يا محرمانه را ندارد.
ماده 7- شيوه هاي مربوط به نگاهداري اسناد سري و محرمانه را هريك از سازمانها به مقتضاي وظائف و طبع كارخود و كيفيت و كميت اسنادي كه در اختيار دارند با توجه به طبقه بندي مندرج در ماده 1 اين آئيننامه طي دستورالعمل موضوع ماده 4 تعيين خواهند كرد. ميزان مراقبتي كه دراين دستورالعملها پيشبيني ميشود نبايد از آنچه دراين آئيننامه مقرر است كمتر باشد.
ماده 8- اسناد طبقه اول و دوم بايد در صندوقهاي نسوزي كه حداقل به قفل رمز سه چرخي و در موارد استثنائي شش اهرمي مجهز باشند، نگاهداري شوند.
ماده 9- اسناد طبقه سوم بايد در صندوق فلزي يا قفسههاي كشوئي فلزي (فايل كابينت) نگاهداري شوند، در مواردي كه رعايت اين ترتيب مقدور نباشد، استفاده موقت از صندوق يا گنجه چوبي كه به ميلههاي فلزي و قفل مطمئن مجهز باشد جايز خواهد بود.
ماده 10- محل بايگاني اسناد طبقه اول و دوم و سوم بايد محفوظ و در غيرمواقعي كه مراجعه به اين اسناد لازم است مقفل باشد. كسي كه مسئوليت نگاهداري اسناد مذكور را عهدهدار است بايد در پايان كار اداري با بازرسي محل از اجراي مقررات مربوط به نگاهداري اسناد مذكور و مقفل بودن محفظه آنها مطمئن شود.
ماده 11- اسناد طبقه چهارم بايد در محلي كه خارج از دسترس اشخاص غيرمجاز باشد نگاهداري شوند.
ماده 12- اگر سند متعلق به يك كشور خارجي يا يك سازمان بينالمللي باشد و براي نگاهداري آن مقررات آن مقررات خاصي وجود داشته باشد طبق مقررات مذكور و الا طبق مقررات اين آئيننامه عمل خواهدشد.
ماده 13- اسناد طبقه اول و دوم نبايد به خارج اداره مربوط منتقل شوند مگر براي استفاده از جلسات رسمي كه در خارج اداره تشكيل ميشوند. اين اسناد نبايد به اقامتگاه خصوصي اشخاص برده شوند.
ماده 14- اسناد طبقه سوم و چهارم را در مواردي كه ضرورتي ايجاب كند ميتوان به اقامتگاه خصوصي اشخاص برد بشرط آنكه موافقت كتبي رئيس سازمان يا مقام مادون از طرف او جلب شده باشد.
ماده 15- مطالعه اسناد سري و محرمانه در معابر و امكنه عمومي ممنوع است.
ماده 16- براي ارسال اسناد سري و محرمانه از محلي به محل ديگر بايد سند را در دو پاكت قرار داد، به روي پاكت خارجي فقط عنوان سازمان يا واحدي كه سند را تحويل خواهد گرفت . و به روي پاكت داخلي نوع و طبقه سند و نام شخص گيرنده يا عنوان شغلي او درج ميشود. در صورتي كه سند بنام شخص معيني فرستاده شده باشد. تليم آن به غير او مجاز نخواهد بود ولي تسليم سندي كه عنوان شغلي گيرنده اصلي را دارد به قائممقام او بلامانع است. اگر سند سري باشد بايد برگ رسيدي نيز در درون پاكت داخلي گذاشته شود تا گيرنده سند، برگ مذكور را امضاءكند و براي فرستنده عودت دهد. پاكت داخلي مربوط به اسناد سري بايد لاك و مهر شود، پاكت خارجي درهمه حال فاقد لاك و مهر خواهد بود. نوع و طبقه سند بروي پاكت خارجي درج نميشود.
ماده 17- نقل و انتقال اسناد سري در داخل سازمان مربوط و ارسال اين اسناد بخارج سازمان بايد بوسيله مأموراني كه واحد حفاظت معرفي ميكند انجام شود. اسناد محرمانه را ميتوان با پست سفارشي بخارج سازمان مربوط ارسال داشت.
ماده 18- نحوه ارسال اسناد سري و محرمانه دولتي بخارج كشور و حداقل مراقبتي كه ضمن اين كار براي حفظ اسناد مذكور لازم است طي دستورالعملي به مراجع مربوط ابلاغ خواهد شد.
ماده 19- درموردي كه سند سري با پرونده يا جدا ازآن به محلي فرستاده ميشود بايد رونوشتي ازآن در بايگاني اصلي باقي بماند.
ماده 20- رونوشت اسناد مذكور در ماده 19 پس از اعاده اصول آنها نابود ميشود. اوراق باطله و پيشنويسها و كاغذهاي كاربن و استنسيل و نظائر آنها كه به امور سري و محرمانه مربوط ميشوند نيز بايد نابود شوند.
تبصره: نابودكردن اوراق بايد بطور كامل انجام شود بطوري كه از آنها چيزي كه قابل استافده باشد باقي نماند.
ماده 21- مقررات اين آئين نامه در مورد اسناد سري و محرمانه نسبت به اطلاعات سري و محرمانه نيز تا آنجا كه قابل اعمال باشد جاري خواهد بود. منظور از اطلاعات معلوماتي است كه در جلسات رسمي اظهرا يا شفاهأ در اختيار اشخاص مجاز گذاشته ميشود. نوع و طبقه اطلاعات را اظهاركننده آن مشخص ميكند. نوع و طبقه اطلاعاتي كه مأخوذ از سندي است نوع و طبقه سند مأخذ است.
ماده 22- دستورالعمل هائي كه بر مبناي اين آئين نامه تهيه ميشوند برحسب مورد داخل دريكي از طبقات سوم يا چهار ماده 1 قرار ميگيرند.
ماده 23- نيروهاي مسلح شاهنشاهي از شمول مقررات اين آئين نامه مستثني بوده و تابع مقررات آئين نامه هاي مربوط بخود ميباشند.
اصل آیين نامه طرز نگهداری اسناد سری در دفتر نخست وزير است.
وزير مشاور و معاون اجرائي نخست وزير- هادي هدايتي
