اعضای هیئت مدیره تیمی هستند ، که توسط سهامداران شرکت برای اداره شرکت انتخاب می شوند و نقش اساسی در تعیین سیاست‌ها و اتخاذ تصمیمات مهم شرکت را ایفا می‌کند. ساختار اعضای هیئت مدیره، نحوه برگزاری جلسات و تنظیم صورتجلسه و همچنین شرایط قانونی لازم برای انتخاب مدیران، برای اعضا قابل توجه و امری ضروری است . رعایت این الزامات امری ضروری برای انتخاب این اعضا است.اختیارات این اعضا توسط مجامع شرکت در اساسنامه انتخاذ می گردد.
شرایط انتخاب اعضای هیئت مدیره شرکت ها مختلف
بر اساس ماده ۱۰۷ لایحه اصلاحی قانون تجارت، شرکت سهامی توسط هیئت‌مدیره‌ای اداره می‌شود که از میان صاحبان سهام انتخاب می‌گردند و این اعضا، کلاً یا بعضاً قابل عزل هستند. تعداد اعضای هیئت‌مدیره در شرکت‌های سهامی عام حداقل پنج نفر و در شرکت‌های سهامی خاص حداقل سه نفر است.
در ابتدای تأسیس شرکت، افتتاح حساب بانکی و واریز حداقل ۳۵ درصد سرمایه الزامی است. مرجع انتخاب هیئت‌مدیره، مجمع عمومی عادی است، اما در نوبت نخست این وظیفه بر عهده مجمع عمومی مؤسس خواهد بود. مطابق مواد ۱۰۸ و ۱۰۹ قانون تجارت، اعضای هیئت‌مدیره برای مدت دو سال انتخاب می‌شوند و امکان انتخاب مجدد آنان پس از پایان دوره وجود دارد. اساسنامه شرکت نیز می‌تواند نحوه و مدت مدیریت را مشخص نماید.
علاوه بر اشخاص حقیقی، اشخاص حقوقی نیز می‌توانند به‌عنوان عضو هیئت‌مدیره انتخاب شوند. در این حالت، شخص حقوقی همان مسئولیت‌های مدنی یک فرد حقیقی عضو هیئت‌مدیره را خواهد داشت و موظف است یک نماینده دائمی جهت انجام وظایف مدیریتی معرفی کند. این نماینده در برابر شرکت و اشخاص ثالث، همان مسئولیت‌های مدنی و جزایی عضو هیئت‌مدیره را دارد و همراه با شخص حقوقی، مسئولیت تضامنی خواهد داشت. همچنین شخص حقوقی می‌تواند نماینده خود را عزل کند، مشروط بر آنکه همزمان فرد دیگری را به‌عنوان جانشین به شرکت معرفی نماید؛ در غیر این صورت غایب محسوب خواهد شد.
الزامات قانونی برای عضویت در اعضای هیئت مدیره
قانون تصریح می‌کند که هیچکس بدون داشتن حداقل یک سهم، حق ورود به اعضای هیئت مدیره را ندارد؛ هیئت‌مدیره در شرکت‌های تجاری، رکن اصلی اداره و تصمیم‌گیری محسوب می‌شود و قانون‌گذار برای انتخاب، شرایط و الزامات مشخصی را پیش‌بینی کرده است. به‌طور کلی هیچ شخصی نمی‌تواند بدون داشتن حداقل یک سهم، به عضویت هیئت‌مدیره درآید. این الزام قانونی با هدف ایجاد پیوند میان منافع شخصی مدیران و منافع شرکت در نظر گرفته شده است تا مدیران در قبال تصمیمات خود مسئولیت واقعی داشته باشند.
- مالکیت سهم: هر عضو هیئت مدیره باید حداقل مالک یک سهم از شرکت باشد. اساسنامه می‌تواند تعداد بیشتری سهم را شرط کند. این سهام معمولاً به‌عنوان وثیقه نزد شرکت باقی می‌ماند تا در صورت بروز خسارت، از آن جبران شود.
- اهلیت قانونی: افراد باید از نظر حقوقی اهلیت داشته باشند؛ به عبارت دیگر، صغیر، محجور یا اشخاص ورشکسته نمی‌توانند به‌عنوان مدیر انتخاب شوند.
- نبود ممنوعیت قانونی: مطابق ماده ۱۱۱ لایحه اصلاح قانون تجارت، برخی اشخاص به دلیل محکومیت‌های کیفری یا ورشکستگی، از انتخاب شدن در هیئت‌مدیره محروم هستند.
تعداد حداقل اعضای هیئت مدیره در شرکت‌های مختلف
شرکت‌های سهامی عام
حداقل اعضای هیئت‌مدیره در شرکت‌های سهامی عام پنج نفر است. این افراد می‌توانند اشخاص حقیقی یا حقوقی (با نماینده) باشند و باید هر دو سال یک‌بار تجدید انتخاب شوند یا اعضای جدید تعیین گردند. انتخاب تمامی اعضا باید از میان سهامداران باشد؛ تنها مدیرعامل می‌تواند از میان غیرسهامداران برگزیده شود.
شرکت‌های سهامی خاص
در شرکت‌های سهامی خاص، حداقل تعداد اعضای هیئت‌مدیره سه نفر است. مشابه شرکت سهامی عام، دوره مدیریت دو ساله است و تمامی اعضا باید از سهامداران باشند.
شرکت‌های با مسئولیت محدود
در شرکت‌های با مسئولیت محدود، هیئت‌مدیره معمولاً متشکل از دو نفر شامل مدیرعامل و رئیس هیئت‌مدیره است. مدت مدیریت می‌تواند نامحدود باشد، اما در عمل بسیاری از سازمان‌های دولتی و خصوصی تمدید و به‌روز بودن سمت‌ها را الزامی می‌دانند. در این نوع شرکتها، برخلاف شرکت‌های سهامی، امکان انتخاب اعضای هیئت‌مدیره از میان غیرشرکا نیز وجود دارد.
مؤسسات غیرتجاری
حداقل اعضای هیئت‌مدیره در مؤسسات غیرتجاری دو نفر است. انتخاب یک مدیرعامل در این ساختار الزامی است. مدت مدیریت می‌تواند نامحدود باشد، اما همانند شرکت‌های با مسئولیت محدود، تمدید و به‌روزرسانی اطلاعات اعضا به‌طور گسترده توسط نهادهای دولتی مطالبه می‌شود.
سمت‌های اعضای هیئت مدیره
هیئت‌مدیره علاوه بر نقش جمعی، دارای سمت‌های اختصاصی است که مسئولیت هرکدام متفاوت است:
- رئیس هیئت مدیره: عالی‌ترین مقام در میان اعضای هیئت‌مدیره است. وظیفه اصلی او دعوت از سهامداران یا شرکا برای برگزاری جلسات و امضای آگهی دعوت می‌باشد.
- نائب رئیس هیئت مدیره: طبق ماده ۱۱۹ قانون تجارت، در صورت غیبت یا ناتوانی رئیس، وظایف او را به‌طور موقت برعهده می‌گیرد.
- اعضای هیئت مدیره: اعضای اصلی هستند که در تصمیم‌گیری‌ها حق رأی دارند.
- مدیرعامل: رکن اجرایی شرکت است و مسئول اداره روزمره شرکت محسوب می‌شود. مدیرعامل می‌تواند از میان سهامداران یا حتی خارج از آنها انتخاب شود.
محدودیت‌های قانونی اعضای هیئت مدیره
لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت و سایر قوانین مرتبط، محدودیت‌ها و ممنوعیت‌هایی را برای عضویت اشخاص در هیئت‌مدیره و همچنین تصدی مدیرعاملی شرکتها پیش‌بینی کرده‌اند. این محدودیت‌ها به‌منظور حفظ سلامت نظام اقتصادی و جلوگیری از تعارض منافع وضع شده است.
الف) ممنوعیت‌های مقرر در قانون تجارت
طبق مواد مختلف لایحه اصلاحی قانون تجارت، افراد زیر نمی‌توانند در شرکت‌های سهامی بخش خصوصی به‌عنوان مدیرعامل یا عضو هیئت‌مدیره انتخاب شوند:
- محجورین (صغار، غیررشید و مجانین).
- اشخاص ورشکسته که حکم ورشکستگی آنها از سوی دادگاه صادر شده است.
- محکومان به جرایم مالی و اقتصادی مانند:
- سرقت
- خیانت در امانت
- کلاهبرداری و جرایم در حکم آن
- اختلاس
- تدلیس
- تصرف غیرقانونی در اموال عمومی
این افراد در مدت محرومیت از حقوق اجتماعی، امکان عضویت در هیئت‌مدیره را ندارند.
ممنوعیت تصدی بیش از یک مدیرعاملی: بر اساس ماده ۱۲۶ قانون تجارت، هیچ شخصی نمی‌تواند همزمان در بیش از یک شرکت سمت مدیرعاملی داشته باشد.
ب) محدودیت‌های مقرر در سایر قوانین
۱. قانون اساسی (اصل ۱۴۱)
طبق اصل ۱۴۱ قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران، افراد زیر از عضویت در هیئت‌مدیره یا تصدی سمت مدیرعاملی شرکت‌های خصوصی منع شده‌اند:
- رئیس‌جمهور و معاونان او
- وزیران
- کارمندان دولت
۲. قانون ممنوعیت تصدی بیش از یک شغل
این قانون در راستای اجرای اصل ۱۴۱ قانون اساسی مقرر می‌دارد که کارکنان دولت و دستگاه‌های عمومی نمی‌توانند مدیرعامل یا عضو هیئت‌مدیره شرکت‌های خصوصی باشند.
۳. قانون مالیات‌های مستقیم
بر اساس تبصره ۳ ماده ۱۸۶ قانون مالیات‌های مستقیم، بدهکاران مالیاتی پیش از اخذ مفاصاحساب، امکان عضویت در هیئت‌مدیره یا تأسیس شرکت را نخواهند داشت.
۴. قانون مجازات اسلامی
مطابق بند «ر» ماده ۲۶ قانون مجازات اسلامی، محرومیت از حقوق اجتماعی – چه به موجب حکم دادگاه و چه ناشی از آن – می‌تواند موجب سلب صلاحیت افراد برای مدیرعاملی یا عضویت در هیئت‌مدیره شود.
۵. قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران
به موجب ماده ۱۵ این قانون، سردفتران و دفتریاران از اشتغال به تجارت و مدیریت شرکت‌های بخش خصوصی منع شده‌اند؛ چراکه این امر منافی شغل سردفتری و دفتریاری محسوب می‌شود.
۶. قانون ارتقای سلامت نظام اداری
بر اساس بند ۳ قسمت الف ماده ۵ این قانون، تأسیس شرکت و عضویت در هیئت‌مدیره برای برخی کارکنان مشمول قانون ارتقای سلامت نظام اداری ممنوع است.
۷. قانون مبارزه با قاچاق کالا و ارز
ماده ۶۹ این قانون مقرر می‌دارد که محرومیت از تأسیس شرکت یا عضویت در هیئت‌مدیره می‌تواند به‌عنوان مجازات تکمیلی برای مرتکبین جرایم قاچاق کالا و ارز اعمال شود.
شرایط سهام‌داری اعضای هیئت مدیره
اولین نقطه عطف برای هر کسی که رؤیای نشستن بر صندلی هیئت مدیره شرکت را در سر دارد، مالکیت سهام است. داشتن حداقل یک سهم شرط ورود است؛ اما در بسیاری از شرکتها، با توجه به اساسنامه، ممکن است اعضا ملزم به در اختیار داشتن تعداد بیشتری سهام باشند. این شرط، سازوکار عمیقی در پس خود دارد: تا وقتی عضوی از هیئت مدیره با پوست و گوشت خود منافع و ضرر شرکت را لمس کند، تصمیماتش منطقی‌تر و هم‌سوتر با سرنوشت سهامداران خواهد بود.
در بعضی موارد، اساسنامه شرکتها انتقال یا فروش سهام مدیران را منوط به شرایط خاصی می‌کند. آنها حتی می‌توانند نماینده‌ای برای مدیریت حق رأی سهام خود تعیین نمایند، البته همیشه تحت نظر دستورالعمل‌ها و سیاست‌های شرکت، تا در نهایت تمرکز منافع حفظ گردد.
وثیقه‌گذاری سهام مدیران و جبران خسارت
سهام وثیقه ابزاری است که طبق ماده ۱۱۴ قانون تجارت، مدیران شرکت‌های سهامی موظف‌اند تعداد مشخصی از سهام خود را به‌عنوان تضمین در صندوق شرکت بسپارند. این سهام که قابل انتقال نیست، تا پایان دوره مدیریت و ارائه مفاصا حساب نزد شرکت باقی می‌ماند و در صورت وارد شدن خسارت ناشی از تخلفات مدیران، از آن جبران می‌شود. اگرچه در عمل تعداد سهام وثیقه معمولاً به اندازه‌ای نیست که تمام زیان احتمالی شرکت را پوشش دهد، اما تعیین مقدار بیشتر آن در اساسنامه می‌تواند مدیران را در منافع شرکت ذینفع‌تر کرده و آنها را به انجام مسئولانه‌تر وظایف ترغیب کند. همچنین بر اساس ماده ۱۱۵، اگر مدیری هنگام انتخاب سهام لازم را نداشته باشد یا در طول مدیریت آن را از دست بدهد، یک ماه فرصت دارد تا تأمین کند وگرنه مستعفی شناخته می‌شود.
انتخاب اشخاص حقوقی و معرفی نماینده حقیقی
طبق لایحه اصلاحی قانون تجارت، اشخاص حقوقی می‌توانند عضو هیئت‌مدیره شرکت‌های سهامی شوند و یک نماینده دائمی برای انجام وظایف مدیریتی معرفی کنند. این نماینده همان تعهدات، مسئولیت‌های مدنی و جزایی اعضای حقیقی هیئت‌مدیره را دارد و در صورت بروز خسارت، شخص حقوقی و نماینده او مسئولیت تضامنی خواهند داشت. تغییر یا عزل نماینده شخص حقوقی به‌سادگی با معرفی جایگزین امکان‌پذیر است، در حالی‌که تغییر مدیران حقیقی فقط از طریق برگزاری مجمع عمومی ممکن است. درباره حقوق و مزایا نیز اختلاف‌نظر وجود دارد؛ برخی آن را حق شخص حقوقی می‌دانند، اما با توجه به اطلاق مواد قانونی، پرداخت مستقیم حقوق و پاداش به نماینده صحیح‌تر است، زیرا او مسئولیت‌ها را می‌پذیرد و نقش اصلی در مدیریت دارد. در نهایت، موفقیت شرکت وابسته به ابتکار و اعتمادپذیری مدیران است.
شرایط و تعهدات قانونی نماینده اشخاص حقوقی
نماینده معرفی‌شده از سوی شخص حقوقی برای عضویت در هیئت‌مدیره، در حکم عضو حقیقی هیئت‌مدیره محسوب می‌شود و باید تمامی شرایط قانونی لازم برای مدیر شدن (مانند اهلیت، عدم ورشکستگی و نداشتن محکومیت کیفری مؤثر) را دارا باشد.
از نظر حقوقی، نماینده و شخص حقوقی معرفی‌کننده دارای مسئولیت تضامنی هستند؛ یعنی اگر خسارتی وارد شود، زیان‌دیدگان می‌توانند هم به نماینده و هم به شخص حقوقی رجوع کنند. علاوه بر این، نماینده موظف است در جلسات هیئت‌مدیره حضور فعال داشته باشد، تصمیمات قانونی بگیرد و در برابر مراجع قضایی یا اداری پاسخگو باشد.
از حیث مالی، بحثی میان حقوقدانان وجود دارد: برخی مزایا و پاداش مدیریت را متعلق به شخص حقوقی می‌دانند، اما تفسیر رایج‌تر و عملی‌تر این است که نماینده چون بار مسئولیت را به‌طور مستقیم به دوش می‌کشد، خود حق دریافت حقوق و پاداش را دارد؛ مگر اینکه توافقی صریح برای پرداخت آن به شخص حقوقی وجود داشته باشد.
صورتجلسه هیئت مدیره و نحوه تنظیم قانونی نمونه متن
صورتجلسه مجمع عمومی عادی بطور فوق العاده
نام شرکت : ……………………………… شناسه ملی ………………..
شماره ثبت: ………….. سرمایه ثبت شده: ………. ریال
صورتجلسه مجمع عمومی عادی بطور فوق العاده شرکت در تاریخ ………………… ساعت ………. با حضور کلیه شرکاء تشکیل و نسبت به انتخاب اعضای هیئت مدیره بشرح ذیل اتخاذ تصمیم شد.
الف )اعضای شرکای حاضر در جلسه به شرح ذیل می باشد:
نام شرکاء میزان سهم الشرکه
1ـ آقای ………………….. دارنده …………………….. سهم الشرکه
2ـ آقای ………………….. دارنده …………………….. سهم الشرکه
ب ) اعضای حاضر در خصوص انتخاب اعضای هیئت مدیره و تعیین سمت آن ها به شرح ذیل اتخاذ تصمیم نمودند:
1- آقای ………………. به شماره ملی…………… به عنوان رئیس هیئت مدیره به مدت …………….. انتخاب گردید .
۲- آقای ……………….. به شماره ملی …………… عضو اصلی هیئت مدیره به مدت …………………. انتخاب گردید.
3-آقای ………………… به شماره ملی ………. به عنوان مدیر عامل و به سمت نایب رئیس هیئت مدیره به مدت ……… انتخاب گردید.
ج) اینجانبان اعضاء هیات مدیره و مدیر عامل با امضا ذیل صورتجلسه ضمن قبولی سمت خود اقرار می نمائیم که هیچگونه سوء پیشینه کیفری نداشته و ممنوعیت اصل 141 قانون اساسی و مواد 111 و 126 لایحه اصلاحی قانون تجارت را نداریم.
د) به آقای ………………..احدی از شرکاء با حق توکیل به غیر وکالت داده می شودکه ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکتها نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت حق الثبت و امضاء ذیل دفتر ثبت اقدام نماید.
اجزای نمونه متن صورتجلسه هیئت مدیره
- تاریخ و ساعت دقیق جلسه
- محل برگزاری جلسه
- نام و سمت مدیران حاضر و غایب
- دستور جلسه و خلاصه مذاکرات
- مصوبات جلسه همراه با نتیجه رأی‌گیری
- ثبت نظرات مخالف همراه با توضیحات کتبی
- امضا و تایید اکثریت اعضای حاضر
نتیجه گیری
با توجه به مقررات لایحه اصلاحی قانون تجارت، انتخاب اشخاص حقوقی به‌عنوان عضو هیئت‌مدیره شرکت‌های سهامی اگرچه انعطاف بیشتری برای جابه‌جایی نمایندگان فراهم می‌کند، اما مسئولیت‌های قانونی نماینده معرفی‌شده کاملاً مشابه مدیران حقیقی است. نماینده باید تمامی شرایط لازم برای مدیریت را دارا باشد و در برابر شرکت، سهامداران و اشخاص ثالث مسئولیت مدنی و کیفری تضامنی با شخص حقوقی معرفی‌کننده داشته باشد. هرچند در خصوص دریافت حقوق و مزایا اختلاف‌نظر وجود دارد، اما رویه عملی نشان می‌دهد نماینده به دلیل پذیرش مستقیم مسئولیت‌ها مستحق دریافت آن است، مگر آنکه توافق دیگری صورت گیرد.
برای اطلاعات بیشتر با کارشناسان ما تماس بگیرید
