اقدامات لازم هر سال شرکتها ، انجام منظم اقدامات ثبتی، مالی و مدیریتی در پایان هر سال مالی، از مهمترین الزامات اداره صحیح شرکتها محسوب میشود. بسیاری از جرایم مالیاتی، مشکلات ثبتی و حتی بیاعتباری برخی تصمیمات شرکتها، ناشی از بیتوجهی به همین اقدامات سالانه است. به همین دلیل مدیران شرکتها باید پیش از پایان سال مالی، وضعیت ثبت دفاتر، سمت مدیران، بازرسان، صورتهای مالی و سایر موارد قانونی را بررسی و در صورت نیاز نسبت به ثبت تغییرات اقدام کنند.
پلمب دفاتر الکترونیکی شرکت ( اقدامات لازم هر سال شرکتها)
مطابق قانون تجارت، شرکتها مکلف هستند فعالیتهای مالی خود را در دفاتر قانونی ثبت کنند .تا امکان رسیدگی مالیاتی و حسابرسی فراهم باشد. دفاتر تجاری که مبنای ثبت عملیات مالی محسوب میشوند شامل موارد زیر هستند:
روزنامه: تمام معاملات، دریافتها و پرداختها باید روزانه و به ترتیب تاریخ در این دفتر ثبت شود تا گردش مالی شرکت بهصورت مستمر مشخص باشد.
کل: اطلاعات ثبتشده در دفتر روزنامه بهصورت طبقهبندیشده به حسابهای مختلف مالی منتقل میشود تا وضعیت هر حساب بهصورت دقیق قابل مشاهده باشد.
دارایی: در پایان هر سال مالی، فهرست کامل داراییها، مطالبات و بدهیهای شرکت در این دفتر درج میشود.
کپیه: رونوشت مکاتبات، قراردادها و اسناد صادره شرکت برای حفظ سوابق تجاری در این دفتر نگهداری میشود.
بر اساس بند «ج» ماده ۴ قانون برنامه هفتم توسعه، از مهرماه ۱۴۰۳ پلمب دفاتر فیزیکی حذف و پلمب دفاتر بهصورت الکترونیکی در سامانه جامع ثبت شرکتها انجام میشود. شرکتها باید پیش از آغاز سال مالی جدید، درخواست پلمب دفاتر سال آینده را ثبت کنند تا در رسیدگیهای مالیاتی با رد دفاتر مواجه نشوند.
تمدید سمت مدیران و اعضای هیئتمدیره
یکی از اقدامات لازم هر سال شرکتها ، در اغلب شرکتها مدت اعتبار سمت مدیرعامل و اعضای هیئتمدیره محدود (معمولاً دو سال) است. بنابراین در پایان دوره باید مجمع عمومی تشکیل و درباره تمدید یا تغییر مدیران تصمیمگیری شود. در صورت عدم تمدید، مدیران قبلی تا تعیین وضعیت جدید به فعالیت ادامه میدهند، اما ثبت نکردن تمدید سمت ممکن است باعث ایجاد ایراد در اعتبار قراردادها، تصمیمات مدیریتی و مکاتبات رسمی شرکت شود. ثبت صورتجلسه تمدید یا تغییرات مدیران در اداره ثبت شرکتها، این مشکلات را برطرف میکند.
انتخاب یا تمدید بازرسان شرکت
بازرسان شرکت مسئول نظارت بر عملکرد مالی و رعایت مقررات قانونی هستند. و معمولاً برای مدت یک سال مالی انتخاب میشوند. در پایان هر سال مالی، مجمع عمومی عادی باید نسبت به تمدید یا تعیین بازرس اصلی و علیالبدل اقدام کند. در صورتی که سمت بازرس تمدید نشود. گزارشهای مالی شرکت ممکن است فاقد اعتبار قانونی تلقی شده و در فرآیندهای مالیاتی یا حسابرسی با مشکل مواجه گردد.
تهیه و تصویب صورتهای مالی سالانه
شرکتها موظف هستند در پایان هر سال مالی، صورتهای مالی شامل ترازنامه، صورت سود و زیان، صورت جریان وجوه نقد و گزارش هیئتمدیره را تهیه کنند. این اسناد باید در مجمع عمومی عادی سالیانه مطرح شده و پس از بررسی بازرس قانونی، به تصویب سهامداران برسد. تصویب صورتهای مالی، مبنای تنظیم اظهارنامه مالیاتی و تعیین وضعیت سود قابل تقسیم شرکت خواهد بود. و تأخیر در این فرآیند میتواند منجر به جرایم مالیاتی شود.
تعیین یا اصلاح صاحبان حق امضا یکی دیگر از اقدامات لازم هر سال شرکتها
در هر شرکت باید مشخص باشد چه اشخاصی مجاز به امضای اسناد تعهدآور از جمله قراردادها، چکها، اسناد بانکی و مکاتبات رسمی هستند. با تغییر مدیران یا ساختار شرکت، لازم است وضعیت حق امضای مجاز نیز بررسی و در صورت نیاز اصلاح شود. ثبت دقیق حق امضا از بروز اختلافات حقوقی و مشکلات بانکی جلوگیری میکند.
تعیین یا تمدید روزنامه کثیرالانتشار
کلیه آگهیهای قانونی شرکتها، مانند دعوت مجامع یا تغییرات ثبتی، باید علاوه بر روزنامه رسمی در یک روزنامه کثیرالانتشار که توسط مجمع تعیین میشود منتشر گردد. در پایان هر سال مالی شرکت میتواند همان روزنامه قبلی را تمدید یا در صورت نیاز روزنامه دیگری انتخاب کند. تعیین صحیح روزنامه کثیرالانتشار موجب میشود اطلاعرسانیهای قانونی شرکت معتبر تلقی شود.
سایر اقدامات تکمیلی پایان سال شرکتها
علاوه بر اقدامات ثبتی اصلی، انجام برخی بررسیهای تکمیلی در پایان هر سال مالی اهمیت زیادی دارد. زیرا بسیاری از مشکلات مالیاتی و قراردادی شرکتها ناشی از بیتوجهی به همین موارد است. در ادامه، مهمترین اقدامات تکمیلی بهصورت کاربردی توضیح داده شده است.
بررسی و بروزرسانی اطلاعات پرونده مالیاتی شرکت
پرونده مالیاتی هر شرکت باید همواره شامل اطلاعات دقیق و بهروز از جمله نشانی قانونی، کد اقتصادی، نوع فعالیت، اعضای هیئتمدیره و شعب شرکت باشد. در پایان هر سال مالی بهتر است اطلاعات ثبتشده در سامانه مالیاتی بررسی و در صورت وجود تغییرات، اصلاح شود. بهروزرسانی بهموقع اطلاعات پرونده مالیاتی باعث میشود ابلاغیهها و اخطاریههای مالیاتی بهدرستی دریافت شده و شرکت با مشکلاتی مانند جرایم ناشی از عدم اطلاع از مکاتبات مالیاتی مواجه نشود. در یان موارد برای بررسی دقیق تر می توان از یک حسابرس قانونی و یا وکیل رسمی برای راهنمایی و یا مشاوره استفاده نمود .
کنترل وضعیت بدهیهای بیمه و مالیات
یکی از مهمترین اقدامات مدیریتی، بررسی وضعیت بدهیهای احتمالی مالیاتی و حق بیمه کارکنان است. شرکتها باید پیش از پایان سال مالی، مانده بدهیهای خود در سازمان امور مالیاتی و سازمان تأمین اجتماعی را بررسی کرده است . و در صورت وجود بدهی، نسبت به تسویه یا تعیین تکلیف آن اقدام کنند. این کار از اعمال جرایم تأخیر، محدودیتهای قانونی و مشکلات دریافت مفاصاحساب جلوگیری میکند.
البته شرکت ها با بررسی و دریافت مجوز های رسمی ( مانند تاییدیه دانش بنیان ) می توانند از معافیت های رسمی و حمایت های دولت در این خصوص بهره مند شوند .
تمدید یا اصلاح مجوزهای فعالیت
بسیاری از شرکتها برای انجام فعالیت خود نیازمند مجوزهای تخصصی از نهادهای مختلف هستند که مدت اعتبار مشخصی دارند. پایان سال مالی زمان مناسبی برای بررسی اعتبار این مجوزها است تا در صورت نزدیک بودن تاریخ انقضا، نسبت به تمدید یا اصلاح آنها اقدام شود. اعتبار داشتن مجوزهای فعالیت در بسیاری از قراردادها و مناقصات شرط اساسی محسوب میشود و عدم تمدید آنها میتواند فعالیت شرکت را با اختلال مواجه کند.
برای مثال مجوز نصر برای یک سال صادر و نیاز مند تمدید خواهد داشت .
بررسی قراردادهای مهم و تعیین تکلیف قراردادهای رو به اتمام
در پایان سال مالی، بررسی قراردادهای جاری شرکت اهمیت زیادی دارد. قراردادهایی که در آستانه اتمام هستند باید از نظر تمدید، اصلاح شرایط یا خاتمه همکاری تعیین تکلیف شوند. همچنین بررسی تعهدات مالی و اجرایی باقیمانده در قراردادها باعث میشود شرکت بتواند برنامهریزی مالی دقیقتری برای سال مالی آینده داشته باشد و از بروز اختلافات قراردادی جلوگیری کند.
آرشیو اسناد مالی و اداری سال گذشته
نگهداری منظم اسناد مالی، فاکتورها، قراردادها، صورتجلسات و مکاتبات اداری، یکی از الزامات مهم حسابرسی و رسیدگیهای قانونی است. در پایان هر سال مالی، اسناد سال گذشته باید بهصورت طبقهبندیشده بایگانی شده و نسخههای الکترونیکی آنها نیز ذخیره گردد تا در صورت نیاز به رسیدگی مالیاتی یا حسابرسی، دسترسی به مدارک سریع و بدون نقص انجام شود.
نتیجهگیری
رعایت منظم الزامات ثبتی، مالی و مدیریتی در پایان هر سال مالی، نقش تعیینکنندهای در سلامت حقوقی و مالی شرکتها دارد. انجام بهموقع اقداماتی مانند ثبت تغییرات، بروزرسانی اطلاعات مالیاتی، تمدید سمت مدیران و بازرسان، ساماندهی اسناد و بررسی تعهدات قراردادی، موجب میشود شرکت در فرآیندهای حسابرسی مالیاتی، رسیدگیهای بیمهای و ثبت تغییرات قانونی با مشکل مواجه نشود و تمامی اسناد و تصمیمات آن از نظر شکلی و ماهوی معتبر، منظم و قابل استناد باقی بماند.
برای اطلاعات بیشتر با کارشناسان ما تماس بگیرید
بسیار عالی