تفاوت OKR و KPI چیست؟

تعریف OKR

هر سازمانی، اهدافی را در قالب های کوتاه مدت و بلند مدت برای خود تعریف میکند و همواره سعی اعضای سازمان درجهت تحقق و دستیبابی به آنهاست. برای اینکه اعضای یک سازمان بتوانند به درستی با یکدیگر در تحقق اهداف سازمان، مشارکت و همکاری داشته باشند. باید بتوان نظم درستی بین آن اعضا حاکم کرد. هرچقدر یک سازمان گسترده تر باشد و یا اهداف بزرگ تری داشته باشد، مدیریت نقش اعضای سازمان هم پیچیده تر میشود. یکی از روش های مدیریت یک سازمان روش OKR است.

روش OKR یک روش مدیریت بر پایه تعریف صحیح اهداف، و ارزیابی نتایج است. این واژه مخفف کلمه Objectives and Key Results است که برای اولین بار در سال ۱۹۷۰ توسط اندی گراو در شرکت اینتل معرفی شد و 29سال بعد، در سال 1999 جان دوئر این روش را از او آموخت و از OKR ها را برای اولین بار در گوگل استفاده کرد. شرکت گوگل با استفاده از روش OKR تعداد کارمندان خود را از ۴۰ نفر به ۶۰۰۰ نفر افزایش داد.

این تکنیک در سال‌های اخیر به عنوان یک روش برای برنامه‌ریزی استراتژیک در سازمان‌ها مورد اقبال وارد شده است و هم اکنون توسط شرکت هایی مانند گوگل لینکدین، توییتر و …. مورد استفاده قرار میگیرد. OKR در واقع یک فرآیند مدیریت رهبری بسیار موفق است که هدف آن اتصال سازمان، دپارتمان، تیم و اشخاص و یک معیار برای اندازه‌گیری میزان دستیابی به اهداف، و تبدیل معیارهای کیفی به پارامترهای کمی است. بدین نحو که در ابتدا اهداف قابل اندازه‌گیری خود را تعریف میکنید و بعد نتایج آن‌ها را در بازه فصلی یا سالانه ارزیابی میکنید.

نحوه ایجاد سیستم OKR

OKR  در ابتدا به نحو بلندمدت تعیین کنید. اهداف اصلی را در نظر بگیرید و برای دستیابی به آنها بازه زمانی یکساله را در نظر بگیرید. سپس بر پایه اهداف اصلی، اهداف فصلی(3ماهه) خود را  با جزئیات بیشتری تعریف کنید. بعد از اینکه این دو مدل از هداف سازمان مشخص شد باید سراغ اهداف بلند مدت و فصلی اعضای سازمان بروید، برای هر شخص یا واحد سازمانی، اهداف را مشخص کنید(به این دسته از اهداف، اهداف فردی نیز گفته می­شود). این تعیین اهداف اصولا بر عهده مدیران کسب و کار است که توصیه می­شود حتما در این مسیر، از متخصصین کسب و کار و البته کارمندان سازمان، مشورت بگیرید. زمانی دسترسی به این اهداف ممکن میشود که هر شخص از اشخاص یک سازمان، اهداف موردنظر سازمان را درک کرده باشد، فهمیده باشد دستیابی به آنها را باور کرده باشد.

تقویت اثرگذاری OKR بر سازمان

برای افزایش تاثیر این باورپذیری، میتوان نظرات اعضای سازمان را در تعیین این OKR ها دخیل کرد، اهداف را تبدیل به شعار اصلی سازمان کرد و آنها را روزانه در معرض تماشا گذاشت. برای تعیین اهداف موردنظر اعضا، لیستی از سه تا شش هدف را درنظر بگیرید، بازه زمانی آن را مشخص کنید، راه دستیابی به آنها را مشخص کنید و با تعیین معیارهایی، ارزیابی عملکرد آنها را تعریف کنید (با استفاده از ابزارهایی مانند KPIها که در ادامه به آن می پردازیم، میتوانید آنها را ارزیابی کنید). پس هر  OKRدر ابتدا دارای دو بخش اصلی است؛ اهداف و نتایج.

هر نتیجه بر اساس 0-100% سنجیده می­شود. بازه مورد قبول بین 50-70درصد است. در صورتی که همیشه این نتایج دارای درصد 100 باشد بدین معناست که اهداف به راحتی قابل دسترس بوده اند و شما میتوانید اهداف سخت تری را تعریف کنید ولی اگر کمتر 30 درصد باشد بدین معناست که سازمان شما اهدافی غیرواقع برای خود در نظر گرفته است که اعضای سازمان نمی­توانند به آن دستیابی پیدا کنند. بازه مورد قبول برای این نتایج 50-70 درصد است.

ویژگی های OKR

پس در ابتدای هرسال و متناسب با آن پیش از آغاز هر فصل، باید اهداف و معیارهای دستیابی برای هر شخص مشخص شوند. در استفاده از OKR در نظر داشته باشید در این روش شما به دنبال ارزیابی کارکنان خود نیستید. بلکه شما صرفا میخواهید با ارزیابی نتایج به دست آمده، اهداف خود را با یک نگاه صحیح ­تر و عاقلانه­ تری انتخاب کنید و راهکارهای صحیح تری را برای دستیابی به آنها در پیش بگیرید. برخی از مولفه ها شما را در طرح یک OKR صحیح بهتر راهنمایی میکنند. به طور کلی میتوان گفت هر کدام از اجزای OKR متناسب با هدف سازمان و نقش اعضای آن باید دارای ویژگی هایی از قبیل ذیل باشد:

1- اهداف کلیدی باید دارای برنامه زمانی مشخص باشند و باید قابل دسترس در بازه زمانی مقرر باشند.

2-اهداف باید قابلیت تقسیم پذیری و جزئی­ تر شدن را داشته باشند. به نحوی که بتوان هر بخشی از مسیر هدف را به تیم های مختلف در سازمان سپرد. که به این نوع از اهداف جزئی تر، اهداف فردی نیز میگویند.

3- معیار اندازه گیری این نتایج را حدالامکان به شکل کمی مشخص کنید. نتایج کلیدی باید جنبه کمی داشته باشند تا بتوان آن را اندازه گیری کرد.

نکته: نتایج کلیدی حدالامکان به نحو کمی و قابل اندازه گیری حساب کنید. نتایج کلیدی کیفی، امکان بررسی و ارزیابی را سخت تر میکند.

4- نتایج باید جنبه عینی داشته باشند به نحوی که بعد از محقق شدن نتایج، آثارش برای همه اعضا قابل لمس باشد.

5- مقاطع زمانی مشخص، باید نتایج اخذ و بررسی شود.

6- اقدامات اعضای سازمان  باید به طور خاص و دقیق مشخص باشند و این اقدامات باید در قالب گزارشی هر هفته به سازمان تقدیم شود.

7- هر هفته یا هر دو هفته لازم است جلسات درون سازمانی برگزار شود و عملکرد کوتاه مدت سازمان در جلسه بررسی شود. در جلسات باید راهکارهایی برای ارتقای کیفیت اقدامات مطرح شود تا بتوان به سبب آن نتایج کلیدی را بهبود بخشید.

OKR تیمی و فردی  

اهداف و نتایج کلیدی یا OKR ها به این موضوع می‌پردازند که تیم‌ها و افراد از چه روش هایی استفاده می­کنند و به چه نتایجی نیاز دارند تا بتوانند اهداف بلندمدت سازمان را محقق کنند. علی رغم اینکه همه‌ی کارکنان برنامه‌ی کاری شلوغی دارند و ممکن است با وظایفی ضروری‌تر مواجه شوند. اما OKRها بر سایر وظایف و کارها در محیط کار اولویت پیدا می‌کنند؛ به همین دلیل اهداف و نتایج کلیدی به طور مرتب به‌روزرسانی می‌شوند. تا میزان پیشرفت تیم نسبت به آنچه که به عنوان اهداف و وظایف مهم تلقی شده‌اند، بررسی شود؛ از این رو بسیار مهم است که در جلسات تیمی هفتگی یا دوهفته‌ای خود همواره اهداف و نتایج کلیدی تیم را مطرح کنید.

تفاوت KPI & OKR

همانطور که از او OKR ها فهمیدیم، این شاخص ها برای ارزیابی اهداف سازمان و نتایج کلیدی هستند. اما در KPI که در ادامه با مفهوم آن به طور دقیق تر آشنا میشویم، ارزیابی عملکرد هر سازمان برای ما موضوعیت دارد نه اهداف آن.

تفاوت این دو شاخص را میتوان از 4 جهت بررسی کرد.

هدف:

درOKR  بررسی، تعیین یا بازنگری اهداف اصلی سازمان و اهداف فردی هر یک از اعضای سازمان، هدف ما میباشد. اما درKPI ، به دنبال ارتقای سطح عملکرد و اقدامات اعضای سازمان هستیم.

موضوع:

در OKR موضوع اهداف کلیدی است. اما درKPI  فعالیت افراد و سازمان مورد بررسی است. در واقع با OKR اهدافی به عنوان اولویت های اصلی سازمان تعیین می‌شوند که سازمان باید بر آن‌ها تمرکز کند. اما سایر کارها (غیر از اولویت‌ها) و فعالیت های روزانه، موضوع KPI قرار میگیرند.

تعداد:

  اصولا هر  OKRمحدود به 4-5 هدف و نتیجه کلیدی است. اما KPI  هیچ محدودیتی ندارد و میتواند تا 50تا نیز برسد. برای تسلط بیشتر به شرایط و عملکرد مناسب‌تر، بهتر است در OKR نتایج کلیدی عملکرد را محدود کنیم. و از طرف دیگر هرچقدر KPI جزئی تر باشند، عملکرد سازمان  بهتر قابل اندازه گیری است.

عمومی و خصوصی بودن:

اصولا OKR  توسط مدیران سازمان، به دیگر اعضا معرفی میشوند و جنبه عمومی برای یک سازمان دارند اما درخصوص KPI ها باید گفت این شاخص ها معمولا بین مدیران یک کسب و کار موافقت و تعیین میشود و بقیه افراد سازمان از آن با خبر نمیشوند، زیرا کهKPI ها درجهت ارزیابی عملکرد همان اعضا به کار میروند.

در زمینه تفاوت KPI و OKR، به طور کلی می‌توانیم بگوئیم KPI یک شاخص است، در حالی که OKR یک سیستم و چارچوب است که معمولا زمانی استفاده می‌شود که KPI مشکلی دارد و یا زمانی که قصد داریم کار جدیدی انجام دهیم که قبلا در KPI نبوده اما اکنون اولویت سازمان ما محسوب می‌شود.

تعریف KPI

شاخص کلیدی عملکرد یا Key Performance Indicator  یا همان KPI، یک شاخص قابل اندازه گیری برای ارزیابی عملکرد سازمان است. هر سازمان متناسب با اهدافی که برای خود در نظر گرفته است، برنامه ریزی می­کند. این برنامه ها، شامل یک سری اقدامات است که در راستای اهداف سازمان قرار گرفته اند. ما با استفاده از KPI ها اقدامات و عملکرد یک سازمان را ارزیابی میکنیم. این شاخص همانطور که گفته شد قابل اندازه گیری است، پس در نتیجه باید جنبه کمی داشته باشد.

برای تعیین KPI شما با یک هدف اصلی شروع می‌کنید، سپس متناسب با هدف خودتان اقداماتی که باید انجام دهید را در نظر میگیرید و حالا باید به این فکرکنید چگونه میتوان این اقدامات را اندازه گیری کرد، شاخصی که با آنها اقدامات و عملکرد سازمان را محاسبه می­کنیم، همین KPI است. برای فهم موضوع بهتر است سراغ یک مثال برویم.

مثال کاربردی KPI

فرض کنید شما صاحب یک شرکت تجاری در زمینه صادرات زعفران هستید و هدف شما افزایش صادرات و ارسال محصول خود به کشور چین است. بعد از تعریف هدف خود، باید از خودتان بپرسید چگونه دستیابی به این هدف ممکن است؟ به چه نحوی میتوان پیشرفت به سوی این هدف را اندازه گیری کرد؟  چارچوب زمانی برای دستیابی به این هدف چیست؟ و در اینجا افزایش صادرات تا چه میزانی برای شما مطلوب است؟ با پاسخ به سوالات فوق، هدف شما تا حد زیادی شفاف تر شده است. فرض میکنیم هدف شما صادرات 20تن زعفران به چین تا پایان سال 2025 میلادی است. اقداماتی که در این مسیر میتواند تاثیر داشته باشند عبارتند از:

اخذ راهکار مناسب برای کشت زعفران:

اینکه زعفران را به چه نحوی کشت کنید برای مثال از زمین های شخصی استفاده کنید، مستقیم از کشاورز بگیرید یا اینکه از واسطه خرید کنید، یا اینکه در چه فصلی اقدام به کاشت کنید یا فرضا تا چه میزان کشت زعفران، کیفیت محصول را کاهش نمیدهد و سبب فرسوده شدن خاک زعفران نمی­شود از نکاتی هستند که باید برای افزایش میزان فروش و صادرات خود در نظر داشته باشید.

انتخاب بهترین و به صرفه ترین روش ارسال محصول:  

روش ارسال به موارد مختلفی مانند شرایط کشور مقصد، هزینه‌های ارسال و هزینه بسته‌بندی بستگی دارد، اینکه شما به صورت فله صادرات کنید یا دسته بندی، از مواردی است که بر افزایش ارسال محصول و در نتیجه افزایش میزان صادرات شما دخیل است.

کاهش هزینه ها برای خریدار:

برای کاهش هزینه ها ابتدا باید هزینه ها به درستی بشناسید هزینه خرید یا تولید زعفران، هزینه بسته‌بندی کالا، هزینه بیمه کالا، هزینه حمل‌ونقل کالا به کشور مقصد، هزینه اخذ مجوزهای لازم برای صادرات زعفران، هزینه‌های انتقال پول و تخصیص ارز و هزینه گمرک از جمله این هزینه ها را شامل میشود. با جمع‌آوری تمام هزینه‌های صادرات محصول خود، حاشیه سود واقعی شما نیز محاسبه میشود.

مواردی که مطرح کردیم، شامل اقداماتی است که یک شرکت صادراتی میتواند برای افزایش صادرات خود در نظر بگیرد. همه این اقدامات قابل اندازه ­گیری است. میزان هزینه ها، میزان سود آوری روش ارسال و همچنین میزان فروش محصول بر اساس نوع کشت آن قابل محاسبه است. پس KPI ها دقیقا عملکرد سازمان را هدف قرار می­دهند و سعی در ارزیابی آن دارند. میزان این موارد همان KPI ها را شامل می­شود.

KPI شامل چه مواردی می شود؟

این KPI ها متناسب با نوع هدف شما، میتواند شامل مواردی همچون: سود، هزینه متوسط فروش، lobدر مقابل هدف (این شاخص میزان اختلاف بین درآمد واقعی شما و درآمد پیش‌بینی شده شما را نشان میدهد)، حجم معاملات، حساب‌های دریافتی روزانه، هزینه خرید مشتری، رضایت مشتری، شاخص خالص ترویج‌کنندگان، درصد ضایعات محصول، رضایت کارکنان و نرخ گردش کارکنان و KPI میتواند در ارزیابی فرآیند عملکرد سازمان، به شما کمک کند.

شاخص کلیدی عملکرد هوشمند SMART KPI

شاید اسم این نوع از KPI ها یه گوش شما نیز خورده باشد و برایتان سوال شود چه تفاوتی بین KPIمعمولی و اسمارت وجود دارد، همانطور که از اسمش پیداست، این KPI به معنای هوشمند است اما نه بدین معنا کهKPI هوشمندانه انتخاب شده باشند بلکه صرفا بدین معناست که ما اهداف خود را به نحو هوشمندانه ­تری انتخاب کرده ­ایم. برای انتخاب اهداف به نحو هوشمندانه، سراغ 5 مولفه میرویم تا در هدف گذاریمان از آنها استفاده کنیم. این مولفه ها شامل موارد ذیل است.

• شفاف بودن اهداف
• قابل اندازه‌گیری بودن هدف
• عقلانی و قابل دستیابی بودن هدف
• هدف موردنظر در ارتباط با سایر اهداف سازمان باشد
• دارای مدت زمان مشخصی باشد

تفاوت شاخص کلیدی عملکرد KPI و شاخص کلیدی نتیجه KRI

KPI  شاخصی برای اندازه‌گیری عملکرد است. هر اقدامی که انجام میدهیم جدای از اینکه چه نتیجه ای دارد قابل اندازه گیری است، مثلا: مولفه­ ی «کاهش دادن هزینه و کاهش قیمت تمام شده محصول» برای اینکه خریدار بتواند با قیمت مطلوب تری محصول را تهیه نماید و منجر به افزایش درآمد برای سازمان شود قابل اندازه گیری است، جدای از اینکه نتیجه که افزایش تعداد خریداران باشد رقم بخورد یا نخورد. در KPI ها نتایج برای ما حائز اهمیت نیست، صرفا این عملکرد شرکت است که موضوع ارزیابی قرار میگیرد.

این بدین معناست که نتایجی مانند افزایش درآمد را نمی­توانیم به عنوان KPI در نظر بگیریم زیرا که هر نتیجه در اثر یک سری فعالیت ها و اقدامات به دست آمده است. این نتایج اهمیت خود را در OKRها پیدا میکنند. KRI  که مخفف کلمه key risk indicators به معنای شاخص کلیدی نتیجه­ است. اگر بخواهیم با سنجش نتایج، اهداف سازمان را تعریف کنیم یا به طور کلی آن سازمان را ارزیابی کنیم باید از KRI استفاده کنیم. تمامی KPI هایی که در نظر میگیریم بعدا به واسطه KRI  نیز قابل سنجش است. زیرا نتایج آن عملکردها در KRI بررسی میشوند. امید است این نوشتار شما را در درک مفاهیم KPR و OKR به درستی راهنمایی کرده باشد. جهت استفاده از خدمات مشاوران گروه حقوقی فینولا میتوانید با ما در تماس باشید.