دفتر سهام یکی از اسناد مهم در شرکت های تجاری است که متاسفانه چندان مورد توجه قرار نمی گیرد
در حالی که یکی از مستنداتی که برای اثبات انتقال مالکیت سهام در شرکت های تجاری در قانون به آن اشاره شده است
دفتر ثبت سهام است و در اهمیت این دفتر همان بس که اگر نقل وانتقال سهام در این دفتر ثبت نگردد
و به تایید طرفین و مدیران شرکت نرسد اساساً نقل و انتقال سهام بی اعتبار خواهد بود .
آیا تهیه دفتر سهام الزامی است؟
ماده 40 لایحه اصلاحی قانون تجارت در این خصوص بیان می دارد:
«انتقال سهام بانام باید در دفتر ثبت سهام شرکت به ثبت برسد و انتقال دهنده یا وکیل یا نماینده قانونی او باید انتقال را در دفتر مزبور امضاء‌کند.
در موردی که تمامی مبلغ اسمی سهم پرداخت نشده است نشانی کامل انتقال گیرنده نیز در دفتر ثبت سهام شرکت قید
و به امضای انتقال گیرنده یا وکیل یا نماینده قانونی او رسیده و از نظر اجرای تعهدات ناشی از نقل و انتقال سهم معتبر خواهد بود.
هر گونه تغییر اقامتگاه نیز باید به همان ترتیب به ثبت‌رسیده و امضاء شود.
هر انتقالی که بدون رعایت شرایط فوق به عمل آید از نظر شرکت و اشخاص ثالث فاقد اعتبار است.»
همانطور که در نص این ماده اشاره شده در صورت عدم رعایت تشریفات ثبت در دفترسهام ،
از نظر شرکت و اشخاص ثالث این نقل و انتقال فاقد اعتبار است.
بنابراین نباید برای نقل و انتقال سهام به قرارداد های خصوص و صلح سهام فی مابین اکتفا نمود.
برخی از افراد سودجو از ناآگاهی افراد سود استفاده نموده و بدون آنکه قرارداد خود را به شرکت اعلام نمایند و در دفتر ثبت سهام این معامله را ثبت نمایند
اقدام به فروش سهام خود نموده که بعد ها ممکن است برای خریدار مشکلات حقوقی بسیاری را به بار آورد.
چگونه دفتر سهام را تهیه کنیم؟
دفتر سهام یکی از دفاتری است که به عنوان اسناد مالی و حقوقی شرکت باید تهیه و تنظیم و همواره به روز گردد. این دفاتر در تمامی فروشگاه های لوازم تحریر قابل تهیه است
اما برای آنکه این دفاتر دارای اعتبار بیشتری باشد میتوان قبل از تکمیل آن را به اداره ثبت شرکت ها برای پلمب آن ارسال نمود البته پلمب دفتر ثبت سهام الزامی نیست.
توجه به این نکته هم ضروری است که در بازار دو نوع دفتر وجود دارد یکی دفتر ثبت سهام و دیگری دفتر نقل و انتقال سهام که شرکت می تواند نسبت به تهیه هر دو آنها اقدام نماید .
دفتر ثبت سهام بیشتر به منظور صدور برگ سهام برای سهامداران کاربرد دارد اما دفتر نقل و انتقال سهام به منظور ثبت رویداد های انتقال سهام است
و برای ثبت انتقالات باید از این دفتر استفاده نمود.
چگونه دفتر سهام را تکمل نماییم؟
در دفتر ثبت سهام مشخصات انتقال گیرنده و انتقال دهنده را براساس مشخصات هویتی در یک ردیف ثبت می نماییم و
سپس تعداد سهام ، ارزش اسمی و مشصخات برگ سهام صادر شده بابت این سهام را درج نماییم .
در ادامه طرفین این نقل و انتقال نسبت به امضا در ردیف مربوطه اقدام نمایند و هیات مدیره شرکت نیز این نقل و انتقال را تایید نماید.
معمولاً هر صفحه از این دفتر برای یک نقل و انتقال مورد استفاده قرار می گیرد.
