قرارداد های نمایندگی ازجمله قراردادهایی می‌باشند که در جهت گسترش بازار محصولات و توسعه کسب‌وکارها مورداستفاده قرار می‌گیرند. قانون‌گذار ایرانی، ازاین‌گونه قراردادها و اصول مندرج در آن‌ها حرفی به میان نزده است. ازاین‌رو اغلب قواعدی که در چهارچوب این قراردادها مورداستفاده قرار می‌گیرد برآمده از عرف و عادات تجاری فی‌مابین طرفین قراردادها می‌باشد. بااین‌حال باوجود خلأ قانونی موجود در این حوزه، می‌توان با بهره‌گیری علم و دانش متخصصین، قرارداد نمایندگی تنظیم نمود که خالی از هرگونه خلأ حقوقی بوده و تأمین‌کننده نیاز طرفین قرارداد باشد. متن پیش رو حاوی 13 نکته‌ی مهمی است که لازم است در خصوص تنظیم قرارداد نمایندگی بدانید.
موضوع قرارداد و اوصاف کالاهای تحت پوشش قرارداد را به نحو دقیق مشخص کنید:
موضوع قرارداد نمایندگی تجاری، تعهد نماینده به ایفای تکالیفی در قبال اخذ وجهی تحت عنوان اجرت، کمیسیون، سهم نمایندگی شرکت و یا مبلغی تحت هر عنوان دیگر خواهد بود. از طرفی تکالیف مندرج در چنین قراردادهایی اغلب به انجام مذاکرات و معاملات فروش کالا و خدمات محدود می‌شوند. ازاین‌رو تعیین نوع کالا و خدمت تحت پوشش نمایندگی ضرورت خواهد داشت. پس از تعیین چنین فهرستی، حق نمایندگی نماینده را محدود ساخته‌اید و معاملات واقع‌شده در خارج از لیست مذکور از صلاحیت این قرارداد خارج کرده‌اید. پس پیش از انعقاد قرارداد در خصوص توصیف کالا و خدمات موضوع نمایندگی مذاکره کنید.
مدت قرارداد به‌صورت دقیق تعیین گردد:
بهتر است برای آنکه در آینده اعتبار قرارداد شما دچار تزلزل نگردد؛ مدت قراردادتان را به نحوی دقیق در آن درج نمایید. توجه کنید که مدت قرارداد در قراردادهای نمایندگی نیز از قواعد عمومی موجود در حوزه قراردادها تبعیت می‌کند. در مورد تمدید مدت قرارداد نیز می‌توانید بندی در این خصوص در قراردادتان پیش‌بینی کنید. اما عدم پیش‌بینی چنین بندی نیز مانع از تمدید مدت قرارداد با توافق طرفین نخواهد بود. این‌گونه تمدید ممکن است با اعلام رضایت کتبی و یا شفاهی اصیل رخ دهد.
شرایط فسخ را به‌روشنی در قراردادتان درج نمایید:
شما می‌توانید در قرارداد نمایندگی حق فسخ یا شروط فاسخی را پیش‌بینی نمایید که در صورت نقض آن شروط، به شما اختیار فسخ قرارداد تعلق بگیرد یا قراردادتان خودبه‌خود منفسخ گردد. به‌طور مثال می‌توانید شرط کنید که عدم تأمین کالا توسط اصیل به مدت یک ماه به‌صورت مستمر، منجر به فسخ قراردادتان خواهد شد.
جدول قیمت محصولات به صورتی دقیق تنظیم شود و ضمیمه گردد:
چنانچه بیان شد تعهد نماینده در چنین قراردادی به فروش کالا و خدمات خاصی محدود می‌شود. در ایفای چنین تعهدی نماینده تابع دستورات اصیل خواهد بود. درنتیجه درصورتی‌که قیمت مشخصی برای کالا و خدمات موضوع قرارداد تعیین شود؛ نماینده حق عدول از آن‌ها را نخواهد داشت. با درج بندی در این خصوص می‌توانید تنظیم قیمت‌ها را به‌صورت دوره‌ای قابل اصلاح توسط اصیل بدانید.
در درج تعهدات و اختیارات طرفین دقت بسیاری به خرج دهید:
یکی از مهم‌ترین نکات موجود در تنظیم قراردادها درج دقیق تعهدات و تکالیف طرفین می‌باشد. با تنظیم ماده‌ای در خصوص شرح وظایف نماینده و اصیل خیال خود را از بابت به وجود آمدن اختلافات آینده در این خصوص راحت کرده‌اید.
در قراردادهای نمایندگی علی‌الاصول، نماینده متعهد به در اختیار گذاشتن اطلاعات موردنیاز اصیل و حفاظت از اموال و دارایی‌های او خواهد بود. به‌علاوه وی مکلف است تا با حسن نیت عمل کند و درراه ایفای تعهدات خود تا حد امکان بکوشد.
نماینده در این راه موظف به تبعیت کامل از دستورات اصیل خواهد بود مگر آنکه به‌موجب قرارداد در بخشی از نمایندگی، اختیار تام به وی اعطاء شده باشد. در چنین چهارچوبی اصیل نیز در مقابل تعهد می‌کند که به تأمین منظم کالا و خدمات درخواستی نماینده بپردازد. علاوه بر تکلیف تأمین، کلیه حقوق و تعهدات ناشی از معاملات نماینده متوجه وی خواهد بود. دلیل این موضوع بسیار روشن است.
نماینده صرفاً یک واسطه است و برای اصیل معامله می‌کند. معامله به نام و به‌حساب اصیل صورت می‌گیرد و این اصیل خواهد بود که در برابر طرف مقابل معامله یعنی ثالث، پاسخگو خواهد بود. هرگونه نقص در کالا و خدمات ارائه‌شده، مسئولیت اصیل را به بار خواهد آورد.
انحصاری بودن یا نبودن قرارداد نمایندگی را صراحتاً بیان نمایید:
چنانچه در مطلب “تخلفات رایج در قرارداد نمایندگی و طرق حقوقی مقابله با آن” بیان شد؛ قراردادهای نمایندگی را می‌توان به دو نوع انحصاری و غیر انحصاری تقسیم نمود. در نمایندگی انحصاری؛ نمایندگی کالا و خدمات خاصی در یک منطقه خاص منحصراً توسط شخص حقوقی یا حقیقی خاصی صورت می‌گیرد. انحصاری کردن قراردادهای نمایندگی در تجارت بین‌الملل رواج فراوان دارد. یکی از مهم‌ترین دلایل اعمال قید انحصار به انعقاد چنین قراردادهایی، کسب اطمینان از پیروزی در بازار به‌وسیله نماینده انحصاری قابل‌اعتماد اصیل خواهد بود.
اگر قرارداد نمایندگی انحصاری منعقد می‌کنید؛ یکجانبه و یا دوجانبه بودن آن را در قرارداد ذکر کنید:
نمایندگی‌های انحصاری می‌توانند به دو صورت یکجانبه و یا دوجانبه انعقاد یابند. قراردادهای نمایندگی انحصاری یکجانبه، تنها اصیل را مکلف به رعایت قید انحصار در انعقاد قرارداد نمایندگی در منطقه‌ای خاص می‌کند. اما قراردادهای نمایندگی انحصاری دوجانبه، نماینده انحصاری را نیز مکلف می‌سازد که از پذیرش نمایندگی هرگونه کالا و خدمات دیگری از سوی سایر اصیل‌ها خودداری کرده و تمام فعالیت نمایندگی خود را منحصراً به کالا و خدمات موضوع قرارداد با اصیل انحصاری اختصاص دهد.
انفرادی یا جمعی بودن نمایندگی را در قراردادتان ذکر کنید:
نمایندگی که در قالب این‌گونه قراردادها اعطا می‌شود می‌تواند به یک شخص واحد و یا جمعی از اشخاص اعطاء شود. اگر نمایندگی به‌صورت دسته‌جمعی را انتخاب کرده‌اید باید ذکر کنید که هر یک از اشخاص قادر خواهند بود مستقلاً به معاملات بپردازند و یا اینکه معاملات باید مشترکاً و با همکاری همگی آن‌ها صورت بگیرد. در صورت عدم ذکر چنین موضوعی در اعطای نمایندگی‌های جمعی به اعتقاد برخی حقوقدانان با تشبیه نهاد نمایندگی به وکالت در قانون مدنی با استناد به ماده 669 قانون مدنی باید اعمال حق نمایندگی را تنها در صورت اقدام مشترک آن جمع معتبر دانست. بنابراین اگر نمایندگی را به‌صورت جمعی در نظر گرفته‌اید در خصوص ذکر این نکته در قراردادتان کوتاهی نکنید.
ضمانتی برای حسن اجرای کار نماینده‌تان در نظر بگیرید:
نماینده باید برای تضمین حسن اجرای کار خود مبلغی را به‌عنوان وثیقه در اختیار اصیل بگذارد. دلیل این امر آن خواهد بود که اطمینانی در خصوص نحوه عملکرد نماینده به اصیل داده شود. شما در کنار دریافت وثیقه‌ای معتبر می‌توانید با تنظیم بندی در قراردادتان، نماینده را مکلف به فروش حداقل مشخصی از کالا و خدمات در طول بازه‌ی زمانی مشخصی کنید. بدین طریق راه را بر هرگونه سوءاستفاده نماینده بسته‌اید و از حسن نیت او در ایفای تعهدات نمایندگی‌اش اطمینان می‌یابید. النهایه درصورتی‌که نماینده شما نتواند از پس فروش محصولات ذکرشده برآید؛ اصیل می‌توان از منبع وثیقه برای جبران خسارت خود استفاده کند.
در خصوص تأمین کالا و نحوه تأمین با طرف مقابلتان در قرارداد توافق کنید:
قطعاً تأمین مداوم و مستمر کالا از جانب اصیل در نحوه عملکرد نماینده تأثیرگذار خواهد بود. ازاین‌رو می‌توانید در بندی اصیل را مکلف به تأمین کالاهای درخواستی نماینده در بازه‌های زمانی خاص کرده و برای تأخیر در این کار، جریمه‌ای تعیین کنید. به‌علاوه در مورد نحوه تأمین کالا با یکدیگر توافق کنید. اینکه محل دریافت کالاها کجاست و یا مسئولیت حمل‌ونقل کالا با کدام‌یک از طرفین قرارداد است نیز ازجمله مواردی است که باید به‌صورت دقیق در قراردادتان شرح دهید.
شرط افشاء نمایندگی را در قرارداد خود درج کنید:
چنانچه ذکر شد نماینده در قالب این قرارداد به نام و حساب اصیل به انعقاد معاملات می‌پردازد. اصیل در راه انعقاد چنین قراردادی از اعتبار تجاری خود هزینه می‌کند. بنابراین انتظار می‌رود که نماینده صراحتاً، سمت خود را در این معاملات بیان دارد و خود را به‌عنوان اصیل جا نزند. ازاین‌رو شما با درج بندی در خصوص افشاء نمایندگی در قرارداد خود می‌توانید جلوی هرگونه سوءاستفاده نماینده را بگیرید و وی را مکلف به افشاء سمت خود در معاملات کنید.
حدود مسئولیت‌ها را در قراردادتان شرح دهید:
به‌صورت خاص قرارداد شما باید حاوی این نکته باشد که حدود مسئولیت هر یک از افراد درگیر در این قرارداد به چه میزان خواهد بود. چنانچه در مطلب قرارداد نمایندگی و شاخصه‌های آن ذکر کرده‌ایم در این‌گونه قراردادها معمولاً سه رابطه مطرح می‌شود: 1- رابطه اصیل با نماینده 2- رابطه اصیل با ثالث 3- رابطه نماینده با ثالث. قرارداد شما باید حاوی ماده‌ای در خصوص شرح مسئولیت‌های هر یک از این افراد در قبال یکدیگر باشد. برای مطالعه بیشتر در خصوص حدود مسئولیت افراد در این سه رابطه، به مطلب قرارداد نمایندگی مراجعه کنید.
از شرط محرمانگی و شرط عدم رقابت در قراردادتان استفاده کنید:
در طول فرایند نمایندگی، تبادل اطلاعات کاری امری بدیهی شمرده می‌شود. این موضوع ممکن است نگرانی‌هایی را برای اصیل به وجود آورد. سؤالی که مطرح می‌گردد آن است که چگونه می‌توان از سوءاستفاده نماینده از اطلاعات تبادل شده جلوگیری کرد؟ پاسخ بسیار ساده است. با درج دو شرط عدم افشاء و عدم رقابت می‌توانید خیال خود را از بابت سوءاستفاده‌های آینده نماینده‌تان راحت کنید. بر مبنای شرط عدم افشاء نماینده شما متعهد می‌گردد که اطلاعات محرمانه‌ای را که در جریان رابطه قراردادی با شما کسب کرده حفاظت نماید و از افشاء آن جلوگیری کند. شما می‌توانید به‌وسیله شرط عدم رقابت نیز نماینده خود را از پذیرش نمایندگی رقیب و انجام معاملات مشابه موضوع نمایندگی در طول قرارداد و حتی تا مدتی پس‌ازآن محروم کنید.
سخن آخر
کلیه نکاتی که در بالا ذکر شد کلید طلایی شما برای تنظیم یک قرارداد نمایندگی مستحکم خواهد بود. اما توجه کنید که صرف درج این نکات در قرارداد، قرارداد شما را به یک قرارداد جامع تبدیل نمی‌کند. تنظیم یک قرارداد جامع در خصوص انواع نمایندگی‌ها و به‌تناسب حوزه‌ی کسب‌وکارها ازجمله اموری است که برای دستیابی به آن بی‌شک نیازمند مشاوره حقوقی و فنی خواهید بود. فینولا شما را در تنظیم چنین قراردادی یاری می دهد. در صورتی که در خصوص قرارداد های نمایندگی نیاز به راهنمایی دارید می توانید با مشاوران حقوقی فینولا تماس بگیرید.
